Weddicted Feelings: Die TOP 10 Aufgaben eines Zeremonienmeisters

Wir freuen uns einen Gastbeitrag der Lieben Carina von Carinas Hochzeitsplanung zu veröffentlichen. Viel Spaß beim Lesen!

Hallo ihr Lieben und willkommen auf dem Blog von Weddicted Feelings. Ich freue mich auch den Lesern dieses Blogs zu ermöglichen, mehr über die Aufgaben eines Zeremonienmeisters zu erfahren. Als Hochzeitsplanerin bin ich meistens auch am Tag der Hochzeit vor Ort und sorge hinter den Kulissen für einen reibungslosen Ablauf. Dadurch können sowohl das Brautpaar als auch die Trauzeugen und Angehörigen, sowie alle Gäste der Hochzeit, die Hochzeit in vollen Zügen genießen.

Oftmals werden die Trauzeugen am Hochzeitstag in die Organisation einbezogen, aber da auch die Trauzeugen Gäste sind und an der Seite des Brautpaares stehen sollten, ist es immer schön wenn die Organisation vor Ort von einem professionellen Zeremonienmeister übernommen wird. Der Vorteil ist zudem, dass ein Hochzeitsplaner schon so oft Hochzeiten durchgeführt hat, dass er weiß worauf es ankommt, um auf der Hochzeit für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.

Damit auch ihr einen Überblick darüber bekommt was denn alles zu den Aufgaben eines Zeremonienmeisters gehört, habe ich euch die Top 10 der Aufgaben eines Zeremonienmeisters zusammengefasst und ausführlich erklärt. Das kann euch helfen zu entscheiden, ob auch ihr an eurer Hochzeit einen Zeremonienmeister haben möchtet und benötigt.

Die TOP 10 Aufgaben eines Zeremonienmeisters

1# Letzte Vorbereitungen für die Trauung

Eine der Aufgaben eines Zeremonienmeisters ist, die letzten Vorbereitungen für die Trauung zu treffen. Dazu gehört der Aufbau der Bänke und Stühle, die Dekoration der Kirchenbänke, das Verteilen der Kirchenhefte und Freudentränen-Tücher. Je nachdem wie sehr die Trauung dekoriert werden soll, ist der Aufwand höher oder geringer.

2# Aufbau der Candy Bar/Salty Bar & Co.

Eine weitere Aufgabe des Zeremonienmeisters ist der Aufbau der Candy Bar, Salty Bar oder Ähnliches. Da dies meist erst am Tag der Hochzeit und nicht schon im Vorfeld aufgebaut werden kann, benötigt man dafür natürlich jemanden, der das in die Hand nimmt. Ob ich die Gefäße für die Süßigkeiten und Snacks mitbringen soll und auch für den Inhalt sorgen soll, bespreche ich im Vorfeld mit dem Brautpaar. Im Laufe des Tages muss die Candybar natürlich auch immer mal wieder aufgefüllt werden. Auch das gehört zu den Aufgaben des Zeremonienmeisters.

3# Die Koordination der Dienstleister

Eine besonders wichtige Aufgabe, die ein Zeremonienmeister übernimmt ist die Koordination der Hochzeitsdienstleister. Natürlich kann sich jeder Dienstleister, sei es der Fotograf, der DJ, die Band oder der Trauredner, selbst organisieren und in der Location zurechtfinden, aber mit einem Zeremonienmeister geht man immer auf Nummer sicher. Bei Fragen und Problemen stehe ich dann als Ansprechpartner für die Dienstleister zur Verfügung. Das verhindert, dass die Dienstleister das Brautpaar beim Getting Ready, beim Shooting oder auf dem Weg zur Kirche anrufen und stören. Da es vorkommen kann, dass ein Dienstleister mal im Stau steckt, die Location nicht findet oder nicht weiß wo er sich aufbauen soll, ist ein Ansprechpartner für die Dienstleister wirklich gold wert.

Aber bei kommunikativen Organisationen bleibt es nicht. Zum Beispiel muss auch die Hochzeitstorte entgegen genommen werden und sichergestellt werden, dass sie gekühlt wird. Auch wenn der Aufbau eines Dienstleisters, beispielsweise des DJs, aufgrund von Verspätungen oder Zeitplanverschiebungen, schneller gehen muss, bin ich als Zeremonienmeister zur Stelle, um zu helfen.

4# Die letzten To-Do’s in der Location

Außerdem gehört es zu den Aufgaben eines Zeremonienmeisters die letzten To-Do’s in der Location, in der gefeiert wird, zu erledigen. Meistens handelt es sich dabei um das Verteilen der Gastgeschenke, das Überziehen der Stuhlhussen, das Aufstellen eines Willkommenschilds und des Tischplans, das Verteilen der Menükarten und das Aufbauen der Fotobox.

Kleiner Tipp am Rande: Selbst geliehene Stuhlhussen sind meist günstiger als die der Location. Von der Location gemietete Hussen (7-10 € /Stück) können manchmal so teuer sein wie ein Zeremonienmeister für den ganzen Tag.

Es kam auch schon vor, dass ich die Blumendekoration für die Tische übernommen habe. Das heißt, ich habe sie bei dem entsprechenden Floristen abgeholt und anschließend in der Location aufgebaut. So spart man sich die Stunden, die der Florist vor Ort verbringen würde.

5# Die Koordination des Shuttles zwischen dem Trauungsort und der Feierlocation

Wenn zwischen dem Ort, an dem die Trauung stattfindet und dem Ort, an dem die Location ist, eine gewisse Entfernung besteht, wird oftmals ein Shuttle zur Verfügung gestellt. Das Koordinieren des Shuttles ist auch Teil meiner Aufgaben als Zeremonienmeister.

6# Koordination der Gastbeiträge am Abend

In der Regel finden die Gastbeiträge von Familie und Freunden während des abendlichen Dinners statt. Meistens werden sie zwischen den Gängen des Dinners eingeplant. Für einen reibungslosen Ablauf müssen die Gastbeiträge jedoch immer mit der Küche abgestimmt werden. So weiß beispielsweise der Caterer bzw. das Restaurant, dass der nächste Gang erst dann kommt, sobald die Brautmama mit ihrer Rede fertig ist. Umso besser der Zeitplan mit der Küche abgestimmt ist, desto besser kann der Service den nächsten Gang auf die Minute genau vorbereiten. So wird das Essen nicht kalt, bis die Rede vorbei ist.

Oftmals wollen mehrere Gäste am Abend etwas vortragen, sei es eine Rede oder ein Spiel. Als Zeremonienmeister kann ich alle Beiträge vorab sammeln, in eine gute Reihenfolge bringen und den Gästen Bescheid geben, wann sie dran sind. So wird zum einen keiner vergessen und zum anderen entsteht kein Chaos.

Aber nicht nur mit der Küche spreche ich die Gastbeiträge im Voraus ab, sondern auch mit dem DJ, damit dieser mindestens ein Funkmikro mitbringt, welches ich dann im entsprechenden Moment an den jeweiligen Redner übergebe.

7# Der perfekte Moment für den Hochzeitstanz

Zu einem perfekten Moment für den Hochzeitstanz gehört, dass der DJ bereit ist und das vorab vom Brautpaar ausgewählte Lied parat hat. Gäste sollten sich auf der Tanzfläche versammelt haben bzw. zumindest für den Hochzeitstanz zusammengetrommelt werden. Und Wunderkerzen oder Leuchtstäbe, sofern gewünscht, sollten an alle Gäste verteilt worden sein. Damit auch das seinen reibungslosen Verlauf nimmt, übernimmt auch das ein Zeremonienmeister und entlastet somit die Brautleute.

8# Hochzeitsgeschenke auf das Zimmer oder in das Auto des Brautpaares bringen

Ohne Zeremonienmeister wird das “Einpacken” der Hochzeitsgeschenke oftmals vergessen. Auf dem Geschenketisch des Brautpaares stehen nicht nur besonders persönliche Geschenke und Aufmerksamkeiten, sondern auch wertvolle Geschenke können dabei sein. Damit diese am Abend nicht in der Location liegen gelassen werden, man weiß ja nicht ob die Location zuverlässig abgeschlossen wird, sollten die Geschenke entweder auf das Zimmer gebracht werden oder in das Autos des Brautpaares verstaut werden. Damit die Hochzeitsgeschenke nicht in Vergessenheit geraten, nicht über Nacht in der Location liegen bleiben und keiner der Brautleute die Geschenke selbst von A nach B tragen muss, sammelt der Zeremonienmeister die Geschenke ein. Ich persönlich sammle die Geschenke immer ungefähr nach dem Dinner mit einem Trauzeugen zusammen ein und bringe sie auf das Zimmer oder zum Auto des Brautpaares.

9# Für Fragen und Anliegen der Gäste und Dienstleister zur Verfügung stehen

Während der Hochzeit können immer Fragen und Anliegen der Gäste und Dienstleister aufkommen. Der Zeremonienmeister, der mit dem gesamten Tagesablauf der Hochzeit vertraut ist, steht damit nicht nur den Dienstleistern, sondern auch den Gästen für Fragen zur Verfügung.

Um ein Beispiel zu nennen, was ich schon einmal erlebt habe: Dem Kind eines Gastes ging es nicht gut und die Familie wollte auf ihr Zimmer gehen. In diesem Fall habe ich mich darum gekümmert, dass die Familie den letzten Gang des Abendessens inkl. Getränke auf ihr Zimmer gebracht bekommt. Die Dienstleister fragen auch mal nach Änderungen im Tagesablauf, über die ich sie als Zeremonienmeister zu jeder Zeit informieren und updaten kann. Als Zeremonienmeister kümmere ich mich außerdem um die Verpflegung der Dienstleister. Die Stärkung mit einem Essen der Dienstleister findet meistens während des Dinners der Hochzeitsgesellschaft statt.

10# Tagesplan im Blick haben

Die letzte Aufgabe meiner Top 10 eines Zeremonienmeisters ist den Tagesplan im Blick zu haben. Um schon im Voraus zu verhindern, dass es zu zeitlichen Verzögerungen kommt, ist es ganz wichtig, dass jemand den Tagesplan im Auge behält. Durch die Erfahrung des Hochzeitsplaners bzw. des Zeremonienmeisters auf eurer Hochzeit können Verzögerungen schon vorab vermieden werden. Wenn nicht ein Hochzeitsplaner auf Zwischenfälle vorbereitet ist, wer dann? Mit einem erfahrenen Zeremonienmeister können Verzögerungen oder Anderes geschickt geregelt werden, ohne dass die Gäste und das Brautpaar etwas davon mitbekommen.

Das wichtigste am Hochzeitstag ist doch, dass ihr als Brautpaar euren Tag mit euren Liebsten in vollen Zügen genießen könnt. Wenn ihr das Gefühl habt, dass es besser wäre den Tagesablauf und die gesamte Organisation des Hochzeitstages abzugeben, um das aus dem Kopf zu haben, dann kann ich euch einen Zeremonienmeister nur ans Herz legen. Es gibt einem ja doch ein beruhigenderes Gefühl, wenn man jemanden hat, der sich um alles kümmert.

Wenn ihr mehr zu diesem Thema oder anderen Themen rund um die Hochzeitsplanung erfahren möchtet, schaut gern mal auf meinen Hochzeitsblog vorbei: www.carinas-hochzeitsplanung.de/blog

Mehr über mich als Hochzeitsplanerin erfahrt ihr auch auf meinem Instagramprofil carinas_hochzeitsplanung, auf dem ich euch täglich einen Einblick in meinen Alltag als Hochzeitsplanerin gebe.